ഏത് analysis-ഉം സാധാരണയായി ആരംഭിക്കുന്നത് ഒരു ടോട്ടലിൽ നിന്നാണ്: total marks, total cases, total sales. SUM നിങ്ങൾക്ക് ആ ടോട്ടൽ കൃത്യതയോടെ നൽകുന്നു; ഒപ്പം നിങ്ങൾ പുതിയ rows ചേർക്കുകയോ നീക്കം ചെയ്യുകയോ ചെയ്താലും ഇത് മാറ്റമില്ലാതെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു (എന്നാൽ നേരിട്ട് ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്ന normal additions ഇങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കില്ല).
What SUM does
SUM സംഖ്യകളെ തമ്മിൽ കൂട്ടുന്നു (adds numbers). ഇതിലേക്ക് single numbers, single cells, മുഴുവൻ ranges, അല്ലെങ്കിൽ ഇവയുടെ കൂട്ടായ്മ എന്നിവ നൽകാവുന്നതാണ്.
Syntax: =SUM(number1, [number2], ...)
number1നിർബന്ധമാണ് (required). ഇതൊരു നമ്പറോ (ഉദാ: 4), ഒരു സെల్లో (B6), അല്ലെങ്കിൽ ഒരു range-ഓ (B2:B8) ആകാം.number2, ...എന്നിവ optional ആണ്. ആകെ 255 arguments വരെ നിങ്ങൾക്ക് നൽകാം.- Example:
=SUM(B2:B7)എന്നത് B2 മുതൽ B7 വരെയുള്ള എല്ലാം കൂട്ടുന്നു.=SUM(B2:B7, D2:D7)എന്നത് രണ്ട് വ്യത്യസ്ത blocks-നെ ഒരുമിച്ച് കൂട്ടുന്നു.
Data analysis-ൽ നിർണായകമായ രണ്ട് പ്രത്യേകതകൾ:
- Text ഒഴിവാക്കപ്പെടുന്നു (Text is ignored): ഒരു range-ൽ “AB” (absent) പോലെയുള്ള വാക്കുകൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, SUM അതിനെ ഒഴിവാക്കി സംഖ്യകൾ മാത്രം കൂട്ടുന്നു. എന്നാൽ സാധാരണ
+ഉപയോഗിച്ചുള്ള ഫോർമുല (ഉദാ:=B2+C2+D2)#VALUE!എന്ന error ആണ് നൽകുക. - Errors ഒഴിവാക്കപ്പെടുന്നില്ല (Errors are not ignored): Range-ലെ ഏതെങ്കിലും ഒരു cell-ൽ
#VALUE!അല്ലെങ്കിൽ#N/Aപോലെയുള്ള error ഉണ്ടെങ്കിൽ, SUM നൽകുന്ന റിസൾട്ടും ഒരു error ആയിരിക്കും. അതിനാൽ ആദ്യം തന്നെ ആ error അതിന്റെ ഉറവിടത്തിൽ പോയി പരിഹരിക്കുക.
Step by step in Excel 365 (Windows)
Method 1: Type the formula
- ടോട്ടൽ വരേണ്ട cell-ൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
=SUM(എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.- കൂട്ടേണ്ട cells drag ചെയ്ത് സെലക്ട് ചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ range ടൈപ്പ് ചെയ്യുക, ഉദാ:
B2:E2). )ടൈപ്പ് ചെയ്ത് Enter അമർത്തുക.- വ്യത്യസ്ത blocks ചേർക്കാൻ,
=SUM(ടൈപ്പ് ചെയ്ത ശേഷം Ctrl അമർത്തിപ്പിടിച്ച് ഓരോ block-ഉം ക്ലിക്ക്/drag ചെയ്യുക; Excel സ്വയമേവ commas ചേർത്തുകൊള്ളും.
Method 2: AutoSum
- ഒരു column-ലെ നമ്പറുകളുടെ തൊട്ടുതാഴെയുള്ള (അല്ലെങ്കിൽ ഒരു row-യുടെ തൊട്ടു വലതുവശത്തുള്ള) ഒഴിഞ്ഞ cell-ൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- Home > AutoSum (അല്ലെങ്കിൽ Formulas > AutoSum) എന്നതിലേക്ക് പോകുക, അല്ലെങ്കിൽ
Alt + =അമർത്തുക. - Excel റേഞ്ച് സ്വയം മനസ്സിലാക്കി moving border-ലൂടെ കാണിച്ചുതരും. അത് ശരിയാണോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക. തെറ്റാണെങ്കിൽ, ശരിയായ range drag ചെയ്ത് സെലക്ട് ചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ
Shift + Arrow keysഉപയോഗിക്കുക). - Enter അമർത്തുക.
ശ്രദ്ധിക്കുക: ആദ്യത്തെ blank cell-ൽ AutoSum നിൽക്കും; അതിനാൽ ഡാറ്റയിൽ ഒരു വിടവ് (gap) ഉണ്ടെങ്കിൽ അത് ഒരു ചെറിയ റേഞ്ച് മാത്രമേ എടുക്കൂ. കൂടാതെ, അടുത്തടുത്തല്ലാതെ കിടക്കുന്ന (non-adjacent) blocks ഇതിന് സ്വയമേവ തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ സാധിക്കില്ല.
Quick check without a formula: ഏതെങ്കിലും range സെലക്ട് ചെയ്ത് വിൻഡോയുടെ താഴെ വലതുവശത്തുള്ള Status Bar നോക്കുക. ഡിഫോൾട്ടായി അത് സെലക്ഷന്റെ Sum, Average, Count എന്നിവ കാണിക്കുന്നു. എന്തൊക്കെ കാണിക്കണമെന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ Status Bar-ൽ right-click ചെയ്യുക.
Other versions: Excel 2016, 2019, 2021, ഒപ്പം Excel for Mac എന്നിവയിലും SUM ഒരേപോലെയാണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നത്. Mac-ൽ AutoSum ഉള്ളത് അതേ Home, Formulas tabs-ൽ തന്നെയാണ്; Alt + = shortcut എന്നത് Windows-ന് വേണ്ടിയുള്ളതാണ്.
Worked example: Internal marks of six students
ഒരു ക്ലാസ് ടീച്ചറുടെ പക്കൽ നാല് വിഷയങ്ങൾക്ക് 50-ൽ നൽകിയ internal marks ഉണ്ട്. Gokul ഇംഗ്ലീഷിന് പരീക്ഷ എഴുതിയിട്ടില്ല, അത് “AB” എന്ന് രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു. ഈ ഡാറ്റ RawData എന്ന ഷീറ്റിൽ A1:E7 സെല്ലുകളിലുണ്ട്; ടോട്ടലുകൾ ചേർത്തത് Analysis ഷീറ്റിലാണ് (പഠിക്കുന്ന ഘട്ടത്തിൽ താഴെ കാണിച്ചിരിക്കുന്നത് പോലെ column F-ലും row 8-ലും ചെയ്യാം).
| Row | A: Name | B: Statistics | C: Maths | D: Comp. Sci. | E: English | F: Total |
| 2 | Anjali | 42 | 38 | 45 | 40 | 165 |
| 3 | Bibin | 35 | 29 | 40 | 37 | 141 |
| 4 | Fathima | 48 | 45 | 47 | 44 | 184 |
| 5 | Gokul | 22 | 31 | 28 | AB | 81 |
| 6 | Haritha | 39 | 41 | 36 | 42 | 158 |
| 7 | Muhammed | 30 | 27 | 33 | 35 | 125 |
| 8 | Paper total | 216 | 211 | 229 | 198 | 854 |
Formulas used
- Student total (F2):
=SUM(B2:E2), തുടർന്ന് fill handle താഴേക്ക് F7 വരെ drag ചെയ്യുക. ഇവിടെ relative reference സ്വയംB3:E3,B4:E4എന്നിങ്ങനെ മാറും. - Paper total (B8):
=SUM(B2:B7), തുടർന്ന് വലത്തേക്ക് E8 വരെ drag ചെയ്യുക. - Grand total (F8):
=SUM(F2:F7)നൽകുന്നത് 854 ആണ്. - താരതമ്യം ചെയ്താൽ: Gokul-ന്റെ വരിയിൽ
=B5+C5+D5+E5എന്നത് “AB” ഉള്ളതിനാൽ#VALUE!നൽകുന്നു; എന്നാൽ=SUM(B5:E5)നൽകുന്നത് 81 ആണ്.
What does this tell us?
Fathima-യ്ക്കാണ് ഏറ്റവും ഉയർന്ന ടോട്ടൽ (200-ൽ 184), Gokul-നാണ് ഏറ്റവും കുറവ് (81). എന്നാൽ Gokul-ന്റെ 81 എന്നത് 150-ലാണ്, 200-ലല്ല; കാരണം SUM നിശ്ശബ്ദമായി “AB” ഒഴിവാക്കി. പ്രത്യേക കുറിപ്പൊന്നുമില്ലാതെ മറ്റുള്ളവരോടൊപ്പം ഇത് കാണിക്കുന്നത് തെറ്റിദ്ധാരണ ഉണ്ടാക്കാം. വിഷയങ്ങളിൽ, Computer Science-നാണ് ഏറ്റവും കൂടുതൽ ടോട്ടൽ (229). English ഏറ്റവും കുറവായി തോന്നാമെങ്കിലും (198), അഞ്ച് വിദ്യാർത്ഥികൾ മാത്രമേ അത് എഴുതിയിട്ടുള്ളൂ. അതിനാൽ തുല്യമല്ലാത്ത എണ്ണമുള്ള (unequal counts) ടോട്ടലുകൾ നേരിട്ട് താരതമ്യം ചെയ്യാൻ സാധിക്കില്ല. അതുകൊണ്ടാണ് ഡാറ്റാ അനാലിസിസിലെ അടുത്ത ഘട്ടം average ആകുന്നത് (Topic 15).
How to check your result
- Cross-total: വരികളുടെ ആകെത്തുകയും (row totals) നിരകളുടെ ആകെത്തുകയും (column totals) തുല്യമായിരിക്കണം. ഇവിടെ
=SUM(F2:F7),=SUM(B8:E8)എന്നിവ രണ്ടും 854 നൽകുന്നു. മൂന്നാമതൊരു പരിശോധനയായ=SUM(B2:E7)-ഉം 854 തന്നെ നൽകണം. - Status Bar:
B2:E7സെലക്ട് ചെയ്യുക; കാണിക്കുന്ന Sum 854 ആണെന്നും Count 24 ആണെന്നും ഉറപ്പാക്കുക. Status Bar-ൽ right-click ചെയ്ത് Numerical Count ടിക്ക് ചെയ്യുക: ഇത് 23 എന്ന് കാണിക്കും, കാരണം “AB” ഒരു നമ്പറല്ല. - Show Formulas: എല്ലാ ഫോർമുലകളും കാണാനും ഓരോ ടോട്ടലും പൂർണ്ണമായ വരിയെയും നിരയെയും ഉൾക്കൊള്ളുന്നുണ്ടോ എന്ന് ഉറപ്പാക്കാനും `Ctrl + “ (grave accent) അമർത്തുക, അല്ലെങ്കിൽ Formulas > Show Formulas ഉപയോഗിക്കുക. പഴയപടിയാക്കാൻ വീണ്ടും ഇത് അമർത്തുക.
- യഥാർത്ഥ മാർക്കുകൾ മാറ്റമില്ലാതെ
RawData-യിൽ സൂക്ഷിക്കുക,Analysis-ൽ ടോട്ടലുകൾ ചെയ്യുക, അന്തിമ ക്ലാസ് സംഗ്രഹം ഒരുOutputഷീറ്റിലേക്ക് മാറ്റുക. അങ്ങനെയാവുമ്പോൾ ആർക്കും നിങ്ങളുടെ വർക്ക് എളുപ്പത്തിൽ audit ചെയ്യാനോ re-run ചെയ്യാനോ കഴിയും.
Common mistakes
- ഫോർമുലയിൽ നേരിട്ട് നമ്പറുകൾ ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നത്:
=SUM(42,38,45,40)എന്നത് ഇപ്പോൾ ശരിയായ ഉത്തരം നൽകുമെങ്കിലും, മാർക്ക് തിരുത്തുമ്പോൾ അത് സ്വയം അപ്‌ഡേറ്റ് ആകില്ല. എപ്പോഴും cells reference ചെയ്യുക. - വലിയ ലിസ്റ്റുകൾക്ക് SUM-ന് പകരം
+ഉപയോഗിക്കുന്നത്:=B2+C2+D2+E2എന്നത് text വരുമ്പോൾ#VALUE!ആയി മാറും, കൂടാതെ റേഞ്ചിനുള്ളിൽ പുതുതായി ചേർത്ത column-നെ ഇത് ഉൾക്കൊള്ളില്ല; എന്നാൽ SUM അത് ഉൾക്കൊള്ളും. - AutoSum-ന്റെ ഊഹം നോക്കാതെ സ്വീകരിക്കുന്നത്: ഒരു ശൂന്യമായ സെല്ലോ അല്ലെങ്കിൽ മുകളിലുള്ള ടോട്ടൽ വരിയോ കാരണം AutoSum തെറ്റായ റേഞ്ച് തിരഞ്ഞെടുത്തേക്കാം. Enter അമർത്തുന്നതിന് മുൻപ് moving border ഉറപ്പുവരുത്തുക.
- Numbers stored as text: CSV-യിൽ നിന്ന് ഇംപോർട്ട് ചെയ്തതോ വെബ് പേജിൽ നിന്ന് കോപ്പി ചെയ്തതോ ആയ മാർക്കുകൾ ചിലപ്പോൾ text ആയിരിക്കാം (സാധാരണയായി ഇവ left-aligned ആയി കാണപ്പെടുകയും ഒരു ചെറിയ പച്ച ത്രികോണം ഉണ്ടാവുകയും ചെയ്യും). SUM ടെക്സ്റ്റിനെ ഒഴിവാക്കുന്നതിനാൽ ടോട്ടൽ തെറ്റായി കുറഞ്ഞുപോകും. അതിനാൽ ആദ്യം അവയെ numbers ആക്കി മാറ്റുക.
- ടോട്ടൽ വരി കൂടി റേഞ്ചിൽ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നത്: B9-ൽ നൽകിയ
=SUM(B2:B8)പേപ്പർ ടോട്ടലിനെ രണ്ടുതവണ കൂട്ടിച്ചേർക്കുന്നു. അതിനാൽ ടോട്ടലുകൾ ഡാറ്റാ റേഞ്ചിന് പുറത്ത് വ്യക്തമായി നിലനിർത്തുക.
Practice exercise
ഒരു ആഴ്ചയിലെ മൂന്ന് പ്രാഥമിക ആരോഗ്യ കേന്ദ്രങ്ങളിലെ (PHC) Outpatient (OP) സന്ദർശനങ്ങൾ. ഡാറ്റ A1:G4-ൽ (വരി 1 ഹെഡിംഗുകൾ: PHC, Mon മുതൽ Sat വരെ).
| Row | A: PHC | B: Mon | C: Tue | D: Wed | E: Thu | F: Fri | G: Sat |
| 2 | Koduvally | 120 | 95 | 110 | 102 | 98 | 140 |
| 3 | Thamarassery | 88 | 76 | 91 | 85 | 80 | 105 |
| 4 | Omassery | 64 | 70 | 59 | 72 | 66 | 81 |
(a) Column H-ൽ ഓരോ PHC-യുടെയും weekly total. (b) Row 5-ൽ മൂന്ന് PHC-കളുടെയും daily total. (c) Grand total രണ്ട് രീതിയിൽ ക്രോസ്-ചെക്ക് ചെയ്യുക. (d) ഏത് ദിവസമാണ് ഏറ്റവും കൂടുതൽ തിരക്ക് അനുഭവപ്പെട്ടത്?
Answer
- (a)
H2: =SUM(B2:G2), താഴേക്ക് ഡ്രാഗ് ചെയ്യുക: Koduvally 665, Thamarassery 525, Omassery 412. - (b)
B5: =SUM(B2:B4), വലത്തേക്ക് ഡ്രാഗ് ചെയ്യുക: Mon 272, Tue 241, Wed 260, Thu 259, Fri 244, Sat 326. - (c)
=SUM(H2:H4) = 1602,=SUM(B5:G5) = 1602. രണ്ടും തുല്യമായതിനാൽ ടോട്ടലുകൾ കൃത്യമാണ്. - (d) ശനിയാഴ്ച (Sat – 326 സന്ദർശനങ്ങൾ) മൂന്ന് PHC-കളിലും ഏറ്റവും തിരക്കേറിയ ദിവസമായിരുന്നു. ടോട്ടൽ മാത്രം എന്തുകൊണ്ട് എന്നതിന് കാരണം നൽകുന്നില്ല; ശനിയാഴ്ചത്തെ തിരക്കിനനുസരിച്ച് staffing ഉണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കാനുള്ള ഒരു സൂചനയാണിത്.
Key takeaways
=SUM(range)റേഞ്ചിലെ എല്ലാ നമ്പറുകളെയും കൂട്ടുന്നു; 255 arguments വരെ ഒരുമിച്ച് ചേർക്കാം.- SUM ടെക്സ്റ്റിനെ ഒഴിവാക്കുന്നു, എന്നാൽ റേഞ്ചിലെ ഏതെങ്കിലും സെല്ലിൽ error ഉണ്ടെങ്കിൽ റിസൾട്ടും error ആയിരിക്കും.
- AutoSum (
Home > AutoSumഅല്ലെങ്കിൽAlt + =) വേഗതയുള്ളതാണ്, എങ്കിലും അത് തിരഞ്ഞെടുക്കുന്ന റേഞ്ച് എപ്പോഴും പരിശോധിക്കുക. - വരികളും നിരകളും തമ്മിൽ cross-total ചെയ്തും Status Bar നോക്കിയും ടോട്ടലുകൾ പരിശോധിക്കുക.
- ടോട്ടൽ എന്നത് ഒരു വസ്തുതയാണ്, അതൊരു അന്തിമ നിഗമനമല്ല: താരതമ്യം ചെയ്യുന്നതിന് മുൻപ് missing values (“AB”) ഉണ്ടോ എന്നും എണ്ണം തുല്യമാണോ എന്നും ശ്രദ്ധിക്കുക.
- Raw data, analysis, output എന്നിവ വെവ്വേറെ ഷീറ്റുകളിൽ സൂക്ഷിക്കുക; ഇത് നിങ്ങളുടെ ടോട്ടലുകൾ എളുപ്പത്തിൽ പരിശോധിക്കാനും പുനർനിർമ്മിക്കാനും സഹായിക്കും.