ഒരു ആവറേജ് (Average) അല്ലെങ്കിൽ പാസ്സ് പെർസെന്റേജ് (Pass percentage) കണക്കാക്കുന്നതിന് മുൻപ്, എത്ര വാല്യൂസുകളിലാണ് (values) നിങ്ങൾ വർക്ക് ചെയ്യുന്നതെന്ന് അറിയേണ്ടതുണ്ട്. COUNT, COUNTA എന്നിവ ഇതിന് സഹായിക്കുക മാത്രമല്ല, ഡാറ്റ എവിടെയൊക്കെയാണ് മിസ്സിംഗ് ആയിട്ടുള്ളതെന്നും തെറ്റായ ഫോർമാറ്റിൽ (wrong format) സ്റ്റോർ ചെയ്തിരിക്കുന്നതെന്നും കാട്ടിത്തരികയും ചെയ്യുന്നു.
COUNT, COUNTA എന്നിവ എന്താണ് ചെയ്യുന്നത്?
- COUNT: നമ്പറുകൾ (numbers) അടങ്ങിയിരിക്കുന്ന സെല്ലുകളെ മാത്രമേ ഇത് എണ്ണുകയുള്ളൂ. തീയതികളെയും (Dates) ഇത് നമ്പറുകളായിട്ടാണ് Excel-ൽ സ്റ്റോർ ചെയ്യുന്നത് എന്നതിനാൽ അവയെയും COUNT കണക്കാക്കും.
- COUNTA: ശൂന്യമല്ലാത്ത (not empty) എല്ലാ സെല്ലുകളെയും ഇത് എണ്ണുന്നു: സംഖ്യകൾ (numbers), ടെക്സ്റ്റ് (text), തീയതികൾ (dates), ലോജിക്കൽ വാല്യൂസ് (logical values – TRUE/FALSE), കൂടാതെ
#N/Aപോലുള്ള എറർ വാല്യൂസ് (error values) എന്നിവയെല്ലാം ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.
Syntax:
Excel
=COUNT(value1, [value2], ...)
=COUNTA(value1, [value2], ...)
ഇതിൽ value1 നിർബന്ധമാണ് (required). നിങ്ങൾക്ക് കൂടുതൽ സെല്ലുകളോ റേഞ്ചുകളോ (ranges) ചേർക്കാവുന്നതാണ്; ആകെ 255 ആർഗ്യുമെന്റുകൾ (arguments) വരെ നൽകാം.
Microsoft ഡോക്യുമെന്റേഷനിൽ നിന്നുള്ള രണ്ട് പ്രധാന കാര്യങ്ങൾ:
- ഒരു റേഞ്ചിൽ COUNT പ്രയോഗിക്കുമ്പോൾ, അത് ടെക്സ്റ്റ്, ലോജിക്കൽ വാല്യൂസ്, എററുകൾ, ഒഴിഞ്ഞ സെല്ലുകൾ എന്നിവയെ ഒഴിവാക്കുന്നു. ടെക്സ്റ്റ് ആയി സ്റ്റോർ ചെയ്തിട്ടുള്ള നമ്പറുകളെ (ഉദാഹരണത്തിന്,
'30അല്ലെങ്കിൽ CSV-യിൽ നിന്ന് ടെക്സ്റ്റ് ആയി ഇംപോർട്ട് ചെയ്തവ) ഇത് എണ്ണില്ല. - ഒഴിഞ്ഞ ടെക്സ്റ്റ് നൽകുന്ന ഫോർമുലയുള്ള (formula returning empty text –
="") സെല്ലിനെ COUNTA എണ്ണുന്നതാണ്. ആ സെൽ ഒറ്റനോട്ടത്തിൽ ബ്ലാങ്ക് (blank) ആയി തോന്നുമെങ്കിലും, അത് ശരിക്കും ശൂന്യമല്ല.
ഓർത്തുവെക്കാൻ ലളിതമായ വഴി:
- COUNT = എത്ര സംഖ്യകൾ (numbers) ഉണ്ടെന്ന് കണ്ടെത്താൻ.
- COUNTA = എത്ര സെല്ലുകളിൽ ഡാറ്റ ഉണ്ടെന്ന് (filled cells) കണ്ടെത്താൻ. ഇവ തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം പരിശോധിച്ചാൽ, ഡാറ്റയുള്ള സെല്ലുകളിൽ എത്രയെണ്ണം സംഖ്യകളല്ല എന്ന് മനസ്സിലാക്കാം.
Excel-ൽ ഇത് ചെയ്യുന്ന വിധം
- റിസൾട്ട് ആവശ്യമുള്ള സെല്ലിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
=COUNT(എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്ത് മൗസ് ഉപയോഗിച്ച് റേഞ്ച് സെലക്ട് ചെയ്യുക (ഉദാഹരണത്തിന്,C2:C11).)എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്ത് Enter അമർത്തുക.- ഇതേ റേഞ്ചിനായി
=COUNTA(ഉപയോഗിച്ചും ഇത് ആവർത്തിക്കുക.
ഫോർമുല ഇല്ലാതെ പെട്ടെന്ന് പരിശോധിക്കാൻ, റേഞ്ച് സെലക്ട് ചെയ്ത ശേഷം വിൻഡോയുടെ താഴെയുള്ള Status Bar നോക്കുക. അവിടെ ഡിഫോൾട്ടായി (default) Count കാണാൻ സാധിക്കും. സംഖ്യകളുടെ എണ്ണം കൂടി കാണാൻ, സ്റ്റാറ്റസ് ബാറിൽ റൈറ്റ് ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് Numerical Count എന്നത് ടിക്ക് ചെയ്യുക.
(Excel 2016, 2019, 2021, Excel for Mac എന്നിവയിലും COUNT, COUNTA എന്നിവ ഒരേ രീതിയിലാണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നത്. എന്നാൽ പഴയ വേർഷനുകളിൽ ചില സ്റ്റാറ്റസ് ബാർ ഓപ്ഷനുകൾ ലഭ്യമായേക്കില്ല).
ഉദാഹരണം: ഇന്റേണൽ പരീക്ഷാ മാർക്കുകൾ
ഒരു അധ്യാപകൻ പത്ത് Semester 5 വിദ്യാർത്ഥികളുടെ Test 1 മാർക്കുകൾ (40-ൽ) രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു. രണ്ട് വിദ്യാർത്ഥികൾ പരീക്ഷ എഴുതിയില്ല (“AB” എന്ന് നൽകി), ഒരാളുടെ മാർക്ക് രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടില്ല (blank), മറ്റൊരു മാർക്ക് WhatsApp മെസ്സേജിൽ നിന്ന് കോപ്പി ചെയ്ത് പേസ്റ്റ് ചെയ്തപ്പോൾ ടെക്സ്റ്റ് ആയിട്ടാണ് കിടക്കുന്നത്.
ഈ വിവരങ്ങൾ Raw_Data എന്ന ഷീറ്റിലും, കണക്കുകൂട്ടലുകൾ Analysis എന്ന മറ്റൊരു ഷീറ്റിലും സൂക്ഷിക്കുക. താഴെ കൊടുത്തിരിക്കുന്ന ഫോർമുലകളിൽ Raw_Data-യിലെ A മുതൽ D വരെയുള്ള കോളങ്ങളാണ് ഉപയോഗിച്ചിരിക്കുന്നത്.
Raw_Data:
| Row | A: Roll No | B: Name | C: Test 1 (out of 40) | D: Remarks |
| 2 | S501 | Anjana | 32 | |
| 3 | S502 | Fathima | 28 | |
| 4 | S503 | Muhammed | AB | Medical leave |
| 5 | S504 | Nihal | 35 | |
| 6 | S505 | Sreya | (blank) | Not entered |
| 7 | S506 | Arjun | 19 | |
| 8 | S507 | Hiba | 30 (stored as text) | |
| 9 | S508 | Vishnu | 24 | |
| 10 | S509 | Nandana | AB | |
| 11 | S510 | Rizwan | 38 |
Analysis ഷീറ്റിൽ:
| അളവ് (Measure) | ഫോർമുല (Formula) | ഫലം (Result) |
| റോളിലുള്ള ആകെ വിദ്യാർത്ഥികൾ (Students on roll) | =COUNTA(Raw_Data!A2:A11) | 10 |
| Test 1-ൽ എൻട്രി ഉള്ള സെല്ലുകൾ (Cells with any Test 1 entry) | =COUNTA(Raw_Data!C2:C11) | 9 |
| ശരിയായ സംഖ്യാ മാർക്കുകൾ (Valid numeric marks) | =COUNT(Raw_Data!C2:C11) | 6 |
| സംഖ്യകളല്ലാത്ത എൻട്രികൾ (Entries that are not numbers) | =COUNTA(Raw_Data!C2:C11)-COUNT(Raw_Data!C2:C11) | 3 |
| രേഖപ്പെടുത്താത്ത എൻട്രികൾ (Missing entries) | =COUNTA(Raw_Data!A2:A11)-COUNTA(Raw_Data!C2:C11) | 1 |
ഇവിടെ “സംഖ്യകളല്ലാത്തവയുടെ എണ്ണം” (not numbers count) 3 ആണ്, എന്നാൽ രണ്ട് വിദ്യാർത്ഥികൾ മാത്രമാണ് ആബ്സെന്റ് ആയിട്ടുള്ളത്. മൂന്നാമത്തേത് ഹിബയുടെ മാർക്കായ 30 ആണ്; അത് ടെക്സ്റ്റ് രൂപത്തിലാണ് സ്റ്റോർ ചെയ്യപ്പെട്ടിരിക്കുന്നത്. സാധാരണയായി Excel ഇത്തരം സെല്ലുകളുടെ മൂലയിൽ ഒരു ചെറിയ പച്ച ത്രികോണം (green triangle) കാണിക്കാറുണ്ട്. ആ സെൽ സെലക്ട് ചെയ്ത്, വരുന്ന വാണിംഗ് ഐക്കണിൽ (warning icon) ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് Convert to Number എന്നത് നൽകുക.
ഇത് ശരിയാക്കിക്കഴിഞ്ഞാൽ, COUNT ഫലം 7 ആയി മാറുകയും, “സംഖ്യകളല്ലാത്തവയുടെ എണ്ണം” 2 ആയി കുറയുകയും ചെയ്യും (ഇത് രണ്ട് “AB” എൻട്രികൾക്ക് തുല്യമാണ്).
ഇത് എന്തിനാണ് ഇത്ര കാര്യമാക്കുന്നത്? AVERAGE ഫംഗ്ഷനും റേഞ്ചിലുള്ള ടെക്സ്റ്റുകളെ ഒഴിവാക്കുന്നു. പിഴവ് തിരുത്തുന്നതിന് മുൻപ്, =AVERAGE(Raw_Data!C2:C11) നൽകിയ ഫലം 176 ÷ 6 = 29.33 ആയിരുന്നു. എന്നാൽ തിരുത്തിയ ശേഷം അത് 206 ÷ 7 = 29.43 ആയി മാറി. വ്യത്യാസം ചെറുതാണെങ്കിലും, ഹിബയുടെ മാർക്ക് ക്ലാസ് ആവറേജിൽ ഉൾപ്പെടാതെ പോകുമായിരുന്നു.
ഇതിൽ നിന്ന് നാം എന്താണ് മനസ്സിലാക്കേണ്ടത്?
- റോളിൽ 10 കുട്ടികളുണ്ട്, എന്നാൽ 7 പേർക്ക് മാത്രമേ ഉപയോഗപ്രദമായ Test 1 മാർക്ക് ഉള്ളൂ (ഇതായത് 70% കവറേജ്;
=COUNT(Raw_Data!C2:C11)/COUNTA(Raw_Data!A2:A11)). - 2 കുട്ടികൾ ആബ്സെന്റാണ്, 1 മാർക്ക് നൽകാൻ ബാക്കിയുണ്ട്. അതിനാൽ ലഭിക്കുന്ന ക്ലാസ് ആവറേജ് 10 കുട്ടികളുടെയല്ല, മറിച്ച് 7 കുട്ടികളുടേതാണ്. റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുമ്പോൾ ഇത് വ്യക്തമാക്കണം (ഉദാഹരണത്തിന്: “Mean = 29.4 (n = 7)”).
- COUNTA-യും COUNT-ഉം തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം ഒരു മുന്നറിയിപ്പാണ്. മറ്റെന്തെങ്കിലും കണക്കുകൂട്ടലുകൾ നടത്തുന്നതിന് മുൻപ് അത് പരിശോധിച്ച് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
നിങ്ങളുടെ റിസൾട്ട് എങ്ങനെ പരിശോധിക്കാം?
Raw_Data!C2:C11സെലക്ട് ചെയ്ത് സ്റ്റാറ്റസ് ബാറിൽ Numerical Count ഓണാക്കുക. ഇത് COUNT-ന് തുല്യമായിരിക്കണം (7), കൂടാതെ Count എന്നത് COUNTA-ക്ക് തുല്യമായിരിക്കണം (9).- നേരിട്ട് കൂട്ടിനോക്കുക (hand check): ആകെ വിദ്യാർത്ഥികൾ = കൃത്യമായ മാർക്കുകൾ + ആബ്സെന്റ് ആയവർ + ബാക്കിയുള്ളവർ. അതായത്, 10 = 7 + 2 + 1. ഈ സംഖ്യകൾ പൊരുത്തപ്പെടുന്നില്ലെങ്കിൽ, ഡാറ്റയിൽ എവിടെയോ അനാവശ്യ സ്പേസുകളോ (stray space) ടെക്സ്റ്റ് ആയി കിടക്കുന്ന സംഖ്യകളോ ഒളിഞ്ഞിരിപ്പുണ്ട് എന്ന് മനസ്സിലാക്കാം.
സാധാരണയായി സംഭവിക്കുന്ന തെറ്റുകൾ
- ടെക്സ്റ്റ് കോളത്തിൽ COUNT ഉപയോഗിക്കുന്നത്: പേരുകളുള്ള നിരയിൽ
=COUNT(B2:B11)എന്ന് നൽകിയാൽ ഫലം 0 ആയിരിക്കും. പേരുകൾ, റോൾ നമ്പറുകൾ എന്നിവ എണ്ണാൻ COUNTA ഉപയോഗിക്കുക. - ടെക്സ്റ്റ് രൂപത്തിലുള്ള സംഖ്യകളെ കണ്ണടച്ച് വിശ്വസിക്കുന്നത്: ഇംപോർട്ട് ചെയ്യുന്ന CSV ഡാറ്റയിൽ പലപ്പോഴും സംഖ്യകൾ ടെക്സ്റ്റ് ആയി മാറാറുണ്ട്. മുന്നറിയിപ്പില്ലാതെ COUNT-ഉം AVERAGE-ഉം ഇവയെ ഒഴിവാക്കും.
- അദൃശ്യമായ (invisible) എൻട്രികളെ COUNTA എണ്ണുന്നത് മറന്നുപോകുന്നത്: സെല്ലിൽ അബദ്ധത്തിൽ അടിച്ച ഒരു സ്പേസോ അല്ലെങ്കിൽ
""നൽകുന്ന ഫോർമുലയോ സെല്ലിനെ ബ്ലാങ്ക് ആയി കാണിക്കുമെങ്കിലും COUNTA അതിനെ ഒരു എൻട്രിയായി എണ്ണും. - ഹെഡർ റോ (Header row) കൂടി ഉൾപ്പെടുത്തുന്നത്:
=COUNTA(C1:C11)എന്ന് നൽകുമ്പോൾ ഹെഡിംഗ് കൂടി എണ്ണപ്പെടുകയും റിസൾട്ട് ഒന്നുകൂടി കൂടുകയും ചെയ്യും. - “AB” അല്ലെങ്കിൽ “NA” എന്നിവ പൂജ്യമായി (Zero) കണക്കാക്കുന്നത്: ആബ്സെന്റ് ആയ വിദ്യാർത്ഥി എന്നാൽ 0 മാർക്ക് ലഭിച്ച വിദ്യാർത്ഥിയല്ല. അതിനാൽ 0 എന്ന് നൽകാതെ, കോഡ് ടെക്സ്റ്റ് ആയി നിലനിർത്തി വെവ്വേറെ എണ്ണുക.
പരിശീലന വ്യായാമം
ഒരു ഹെൽത്ത് സെന്ററിലെ ഒരാഴ്ചത്തെ രജിസ്റ്ററിൽ തിങ്കൾ മുതൽ ഞായർ വരെയുള്ള ദിവസങ്ങളിലെ ഒ.പി. (OPD) രോഗികളുടെ എണ്ണം B2:B8-ൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു: 46, 52, (blank), 49, “Holiday”, 61, 58.
കണ്ടെത്തുക:
=COUNT(B2:B8)=COUNTA(B2:B8)- കൃത്യമായ രോഗികളുടെ എണ്ണമുള്ള ദിവസങ്ങളുടെ നിരക്ക് (7 ദിവസത്തിന്റെ ഭാഗമായി)
ഉത്തരം:
- അഞ്ച് സെല്ലുകളിൽ സംഖ്യകൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു (COUNT = 5).
- “Holiday” എണ്ണപ്പെടും, എന്നാൽ ബ്ലാങ്ക് സെൽ ഒഴിവാക്കപ്പെടും (COUNTA = 6).
- 5 ÷ 7 ≈ 71%. ആവറേജ് രോഗികളുടെ എണ്ണം 5 ദിവസത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണെന്ന് വ്യക്തമാക്കുക, കൂടാതെ ബുധനാഴ്ചത്തെ ബ്ലാങ്ക് എൻട്രി പരിശോധിക്കുക.
പ്രധാന ആശയങ്ങൾ
- COUNT സംഖ്യകളെ മാത്രമേ എണ്ണുകയുള്ളൂ (തീയതികൾ ഉൾപ്പെടെ). ശൂന്യമല്ലാത്ത എല്ലാ സെല്ലുകളെയും COUNTA എണ്ണുന്നു.
- COUNTA − COUNT = സംഖ്യകളല്ലാത്ത വിവരങ്ങളുള്ള സെല്ലുകൾ. “AB” പോലെയുള്ള കോഡുകളും ടെക്സ്റ്റ് ആയി മാറിയ സംഖ്യകളും തിരിച്ചറിയാൻ ഇത് സഹായിക്കും.
- ആവറേജ് അല്ലെങ്കിൽ പെർസെന്റേജ് കണക്കാക്കുമ്പോൾ എപ്പോഴും കൂടെ $n$ (സാമ്പിൾ സൈസ്) വ്യക്തമാക്കുക.
- സ്റ്റാറ്റസ് ബാറിലെ Count, Numerical Count എന്നിവ ഉപയോഗിച്ച് റിസൾട്ട് ക്രോസ്-ചെക്ക് (cross-check) ചെയ്യുക.
- കൃത്യത ഉറപ്പുവരുത്താനും പുനഃപരിശോധിക്കാനും വേണ്ടി, റോ ഡാറ്റ (raw data) സ്വന്തം ഷീറ്റിലും കണക്കുകൂട്ടലുകൾ മറ്റൊരു Analysis ഷീറ്റിലും സൂക്ഷിക്കുക.