ഒരു ഷീറ്റിൽ വെറുതെ കിടക്കുന്ന കുറെ സെല്ലുകളുടെ കൂട്ടം (plain block of cells) എന്നാൽ വെറും ഡാറ്റ മാത്രമാണ്. എന്നാൽ ഒരു Excel Table ആ ഡാറ്റാ ബ്ലോക്കിനെ പേരുള്ള ഒരൊറ്റ ഒബ്ജക്റ്റ് (named object) ആക്കി മാറ്റുന്നു. നിങ്ങൾ പുതിയ റെക്കോർഡുകൾ ചേർക്കുമ്പോൾ ഇത് തനിയെ വലുതാവുകയും (grows automatically), ഫോർമുലകൾ താഴേക്ക് തനിയെ കോപ്പി ചെയ്യുകയും, ഒരൊറ്റ ക്ലിക്കിൽ Filters-ഉം Totals-ഉം നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു. Data analysis ചെയ്യുന്ന ഏതൊരാൾക്കും തങ്ങളുടെ വർക്ക്‌ഷീറ്റ് കൂടുതൽ കൃത്യവും വിശ്വസനീയവും (reliable and reproducible) ആക്കാൻ സഹായിക്കുന്ന ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ഒരു ചുവടുവെപ്പാണിത്.
എന്താണ് ഒരു Excel Table?
Excel ഒരു ഒറ്റ dataset ആയി തിരിച്ചറിയുന്ന ഒരു ഡാറ്റാ പരിധിയാണ് (range) Excel Table (പ്രോഗ്രാമർമാർ ഇതിനെ പലപ്പോഴും ഒരു “ListObject” എന്ന് വിളിക്കുന്നു). ഇതിന് താഴെ പറയുന്ന സവിശേഷതകൾ ഉണ്ട്:
- ഒരു Header row – ഓരോ കോളത്തിനും ഒരു പേരുണ്ടാകും, കൂടാതെ ഹെഡറുകളിൽ filter ബട്ടണുകൾ കാണാം.
- ഒരു പേര് (A name) – ഉദാഹരണത്തിന്
tblMarks. ഇതിലൂടെ ഫോർമുലകൾക്ക് ആ ടേബിളിനെ മുഴുവനായോ അല്ലെങ്കിൽ ഒരു കോളത്തെ മാത്രമായോ ആ പേര് ഉപയോഗിച്ച് സൂചിപ്പിക്കാൻ (refer ചെയ്യാൻ) സാധിക്കും. - Automatic expansion – അവസാനത്തെ വരിക്ക് (row) തൊട്ടുതാഴെ ഒരു പുതിയ റെക്കോർഡ് ടൈപ്പ് ചെയ്യുകയോ (അല്ലെങ്കിൽ തൊട്ടടുത്ത വലതുവശത്ത് പുതിയൊരു കോളം ചേർക്കുകയോ) ചെയ്താൽ, അതുകൂടി ഉൾപ്പെടുത്തിക്കൊണ്ട് ടേബിൾ തനിയെ വലുതാകുന്നു.
- Calculated columns – ഒരു കോളത്തിൽ ഒരിക്കൽ മാത്രം ഒരു ഫോർമുല നൽകിയാൽ മതി, Excel അത് എല്ലാ വരികളിലേക്കും തനിയെ ഫിൽ ചെയ്തുകൊള്ളും.
- ഒരു Optional Total Row – ടേബിളിന്റെ ഏറ്റവും താഴെയായി വിവിധ ഫങ്ഷനുകളുടെ (functions) drop-down ലിസ്റ്റോടു കൂടിയ ഒരു summary row.
- Banded formatting – വലിയ ലിസ്റ്റുകൾ എളുപ്പത്തിൽ വായിക്കാൻ സഹായിക്കുന്ന രീതിയിൽ ഒന്നിടവിട്ട വരികൾക്ക് നൽകുന്ന നിറവ്യത്യാസം (alternate row shading).
ഇത് വെറുതെ ബോർഡറുകളും നിറങ്ങളും (borders and colours) നൽകുന്നത് പോലെയല്ല. സാധാരണ രീതിയിൽ ഫോർമാറ്റ് ചെയ്ത ഒരു range കാണാൻ ഒരു ടേബിൾ പോലെ തോന്നിക്കുമെങ്കിലും, ഒരു Excel Table യഥാർത്ഥ ടേബിളായി തന്നെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു.
ഒരു ടേബിൾ നിർമ്മിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റ Module 1-ൽ പഠിച്ച tidy-data rules പാലിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക: ഒരൊറ്റ header row, ഓരോ വരിയിലും (row) ഓരോ റെക്കോർഡ്, ഓരോ കോളത്തിലും ഓരോ വേരിയബിൾ (variable), കൂടാതെ ഡാറ്റയ്ക്കുള്ളിൽ ഒഴിഞ്ഞ വരികളോ (blank rows) കൂട്ടിച്ചേർത്ത സെല്ലുകളോ (merged cells) പാടില്ല.
Step by step: ഒരു Table നിർമ്മിക്കുന്ന വിധം
- നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റയ്ക്കുള്ളിലെ ഏതെങ്കിലും ഒരു സെല്ലിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- Insert > Table എടുക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ Home > Format as Table തിരഞ്ഞെടുത്ത് ഇഷ്ടമുള്ള ഒരു സ്റ്റൈൽ നൽകുക. ഇതിനായുള്ള കീബോർഡ് ഷോർട്ട്കട്ട് Ctrl + T ആണ്.
- തുടർന്ന് വരുന്ന Create Table ഡയലോഗ് ബോക്സിൽ, ഡാറ്റാ range ശരിയാണോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക. കൂടാതെ My table has headers എന്ന ഓപ്ഷൻ ടിക്ക് ചെയ്തിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക (ഒന്നാമത്തെ വരിയിൽ നിങ്ങളുടെ കോളങ്ങളുടെ പേരുകൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ ഇത് ടിക്ക് ചെയ്തുതന്നെ ഇടുക).
- OK ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഇപ്പോൾ ടേബിളിനുള്ളിലെ ഏത് സെല്ലിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്താലും മുകളിലെ റിബണിൽ (ribbon) Table Design എന്ന ടാബ് കാണാൻ സാധിക്കും.
- ടേബിളിന് പേര് നൽകുക (Name the table): Table Design ടാബിലെ Properties ഗ്രൂപ്പിൽ പോയി, Table Name ബോക്സിലുള്ള ഡിഫോൾട്ട് പേര് (
Table1) മാറ്റി അർത്ഥവത്തായ ഒരു പേര് നൽകുക (ഉദാഹരണത്തിന്tblMarks), എന്നിട്ട് Enter അമർത്തുക. പേരുകൾ എപ്പോഴും ഒരു അക്ഷരത്തിലോ (letter), അണ്ടർസ്കോറിലോ (_), ബാക്ക്‌സ്ലാഷിലോ (\) തുടങ്ങണം; പേരുകൾക്കിടയിൽ സ്പേസ് (spaces) പാടില്ല, ഒരു cell reference പോലെ തോന്നിക്കരുത്, കൂടാതെ ആ വർക്ക്‌ബുക്കിൽ ആ പേര് മറ്റൊന്നിനും ഉണ്ടാകാനും പാടില്ല (unique ആയിരിക്കണം). - ഒരു Total Row ചേർക്കുക: Table Design ടാബിലെ Table Style Options ഗ്രൂപ്പിലുള്ള Total Row ടിക്ക് ചെയ്യുക. തുടർന്ന് total row-യിലെ ഏതെങ്കിലും സെല്ലിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത്, അതിലെ drop-down ലിസ്റ്റിൽ നിന്നും ആവശ്യമായ ഫങ്ഷൻ (Sum, Average, Count, Max തുടങ്ങിയവ) തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
Version notes: Excel 2016/2019-ലും മറ്റ് ചില പഴയ വേർഷനുകളിലും Table Design എന്നതിന് പകരം Table Tools > Design എന്നാണ് ഈ ടാബ് കാണിക്കുക – എന്നാൽ ഇതിലെ കമാൻഡുകൾ എല്ലാം ഒന്നുതന്നെയാണ്. Mac-ൽ ഈ ടാബിന്റെ പേര് വെറും Table എന്നാണ്, Table Name ബോക്സ് ആ ടാബിൽ തന്നെയാണ് ഉള്ളത്.
ഒരു ടേബിളിനെ സാധാരണ രൂപത്തിലേക്ക് മാറ്റാൻ (ഡാറ്റയും നിറങ്ങളും നിലനിർത്തിക്കൊണ്ട്): Table Design > Tools > Convert to Range ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഇതോടെ ഫിൽട്ടർ ബട്ടണുകൾ അപ്രത്യക്ഷമാവുകയും, ടേബിളിന്റെ പേര് ഉപയോഗിച്ചുള്ള ഫോർമുലകൾ സാധാരണ cell references ആയി മാറുകയും ചെയ്യും.
Worked example: Semester 5 internal and external marks
നമ്മുടെ കയ്യിലുള്ള raw data RawData എന്ന് പേരുള്ള ഷീറ്റിൽ A1:E9 എന്നീ സെല്ലുകളിലായി നൽകിയിരിക്കുന്നു (Internal മാർക്ക് 20-ൽ, External മാർക്ക് 80-ൽ):
| RegNo | Name | Gender | Internal | External |
| STA501 | Anjana | F | 17 | 62 |
| STA502 | Fahad | M | 14 | 48 |
| STA503 | Gopika | F | 19 | 71 |
| STA504 | Irfan | M | 12 | 35 |
| STA505 | Lakshmi | F | 16 | 58 |
| STA506 | Nihal | M | 18 | 66 |
| STA507 | Riya | F | 15 | 52 |
| STA508 | Sreerag | M | 11 | 30 |
- Step 1 – ടേബിൾ നിർമ്മിച്ച് പേര് നൽകുക: A1 എന്ന സെല്ലിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, Ctrl + T അമർത്തുക, ഹെഡറുകൾ ശരിയാണെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തി OK ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഇതിന്
tblMarksഎന്ന് പേര് നൽകുക (Rename ചെയ്യുക). - Step 2 – ഒരു Calculated column ചേർക്കുക: F1 എന്ന സെല്ലിൽ Total എന്ന ഹെഡർ ടൈപ്പ് ചെയ്യുക. F2-ൽ താഴെ പറയുന്ന ഫോർമുല ടൈപ്പ് ചെയ്യുക:
=[@Internal]+[@External](നിങ്ങൾക്ക്=എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്ത ശേഷം D2 ക്ലിക്ക് ചെയ്ത്,+ഇട്ട്, E2 ക്ലിക്ക് ചെയ്യാവുന്നതാണ് – അപ്പോൾ Excel തനിയെ[@Column]എന്ന രീതിയിലുള്ള ഫോർമുല എഴുതിക്കൊള്ളും.) Enter അമർത്തുന്നതോടെ ആ ഫോർമുല എട്ട് വരികളിലേക്കും തനിയെ ഫിൽ ചെയ്യപ്പെടുന്നു. ലഭിക്കുന്ന Totals ഇങ്ങനെയാണ്: 79, 62, 90, 47, 74, 84, 67, 41. - Step 3 – Total Row ഓൺ ചെയ്യുക: Total Row ടിക്ക് ചെയ്യുക, തുടർന്ന് Total കോളത്തിന് താഴെയായി Average തിരഞ്ഞെടുക്കുക. അപ്പോൾ Excel ഈ ഫോർമുല നൽകുന്നു:
=SUBTOTAL(101,[Total])കൂടാതെ ഉത്തരമായി 68 എന്ന് കാണിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. (ഇവിടെ Sum ആണ് തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതെങ്കിൽ=SUBTOTAL(109,[Total])എന്ന് വരികയും 544 എന്ന് ഉത്തരം ലഭിക്കുകയും ചെയ്യും.) - Step 4 – മറ്റൊരു Analysis ഷീറ്റിൽ Summaries തയ്യാറാക്കുക: Raw data-യിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താതെ തന്നെ മറ്റൊരു ഷീറ്റിൽ റിസൾട്ടുകൾ തയ്യാറാക്കാം.
Analysisഎന്ന് പേരുള്ള ഒരു പുതിയ ഷീറ്റിൽ താഴെ പറയുന്നവ നൽകുക:
| Measure | Formula | Result |
| Number of students | =COUNTA(tblMarks[Name]) | 8 |
| Mean total | =AVERAGE(tblMarks[Total]) | 68 |
| Highest total | =MAX(tblMarks[Total]) | 90 |
| Lowest total | =MIN(tblMarks[Total]) | 41 |
(ഇവിടെ ഉപയോഗിച്ചിരിക്കുന്ന tblMarks[Total] എന്ന രീതിയിലുള്ള ഫോർമുലകളെ structured references എന്ന് വിളിക്കുന്നു – ഇതാണ് നമ്മുടെ അടുത്ത വിഷയം.)
- Step 5 – ടേബിൾ തനിയെ വലുതാകുന്നത് കാണാം: വൈകി വന്ന ഒരു കുട്ടിയുടെ വിവരങ്ങൾ കൂടി ചേർക്കാനുണ്ട് എന്ന് കരുതുക: STA509, Thanseeha, F, 18, 69. അവസാനത്തെ റെക്കോർഡിന് തൊട്ടുതാഴെയായി പത്താമത്തെ വരിയിൽ (row 10) ഇത് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക. ഉടൻ തന്നെ ടേബിൾ സ്വയം വലുതാവുകയും, Total കോളത്തിൽ 87 എന്ന് തനിയെ വരികയും, നമ്മുടെ Analysis ഷീറ്റിലെ വിവരങ്ങൾ തൽക്ഷണം അപ്ഡേറ്റ് ആവുകയും ചെയ്യുന്നു: 9 വിദ്യാർത്ഥികൾ, ശരാശരി (mean) 70.11, ഉയർന്ന മാർക്ക് ഇപ്പോഴും 90 തന്നെ. ഇവിടെ ഡാറ്റാ range എഡിറ്റ് ചെയ്യുകയോ ഫോർമുലകൾ കോപ്പി ചെയ്യുകയോ വേണ്ടിവരുന്നില്ല.
- Step 6 – Filter ഉപയോഗിച്ച് Total Row പരിശോധിക്കുക: (ആദ്യത്തെ 8 വിദ്യാർത്ഥികളുടെ കണക്കിലേക്ക് തന്നെ തിരികെ വരാം.) Gender കോളത്തിലെ ഫിൽട്ടർ ബട്ടൺ ഉപയോഗിച്ച് F (പെൺകുട്ടികൾ) മാത്രം കാണിക്കുക. അപ്പോൾ Total Row-യിലെ ശരാശരി (average) 77.5 ആയി മാറുന്നു; ഇനി M (ആൺകുട്ടികൾ) മാത്രം കാണിച്ചാൽ അത് 58.5 ആകുന്നു. ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുമ്പോൾ മറഞ്ഞുപോകുന്ന വരികളെ (hidden rows) SUBTOTAL ഫങ്ഷൻ ഒഴിവാക്കുന്നത് കൊണ്ടാണ് ഇങ്ങനെ സംഭവിക്കുന്നത്. എന്നാൽ Analysis ഷീറ്റിലുള്ള
=AVERAGE(tblMarks[Total])എന്ന ഫോർമുല ഇപ്പോഴും എല്ലാ വരികളിലെയും ഡാറ്റ ഉപയോഗിച്ചുതന്നെയാണ് കണക്കുകൂട്ടുന്നത്.
ഇതിൽ നിന്നും നമുക്ക് എന്ത് മനസ്സിലാക്കാം?
ക്ലാസ്സിലെ ആകെ ശരാശരി മാർക്ക് 100-ൽ 68 ആണ്, എന്നാൽ ആൺകുട്ടികളുടെയും പെൺകുട്ടികളുടെയും മാർക്കുകൾ തമ്മിൽ വലിയ അന്തരമുണ്ട്: ഈ ഗ്രൂപ്പിലെ പെൺകുട്ടികളുടെ ശരാശരി 77.5-ഉം ആൺകുട്ടികളുടേത് 58.5-ഉം ആണ്, അതായത് 19 മാർക്കിന്റെ വ്യത്യാസം. രണ്ട് വിദ്യാർത്ഥികൾ (Irfan, 47; Sreerag, 41) വിജയമാർക്കായ 40-ന് വളരെ അടുത്താണ്, ഇവർക്ക് തന്നെയാണ് ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ internal marks (12, 11) ലഭിച്ചിട്ടുള്ളതും – പഠനത്തിൽ കൂടുതൽ സഹായം ആവശ്യമുള്ള വിദ്യാർത്ഥികളെ നേരത്തെ തന്നെ കണ്ടെത്താൻ internal assessment സഹായിക്കും എന്നതിന്റെ ഒരു സൂചനയാണിത്. എങ്കിലും, വെറും എട്ട് വിദ്യാർത്ഥികൾ മാത്രമുള്ളതുകൊണ്ട്, ഇത് ഈ ചെറിയ ഗ്രൂപ്പിന്റെ മാത്രം കണക്കാണ്; അല്ലാതെ ആൺകുട്ടികളുടെയും പെൺകുട്ടികളുടെയും പൊതുവായ നിലവാരത്തെക്കുറിച്ചുള്ള തെളിവായി ഇതിനെ കാണാനാവില്ല.
നിങ്ങളുടെ ഉത്തരം എങ്ങനെ പരിശോധിക്കാം?
- ഒരു വരിയിലെ കണക്ക് സ്വയം കൂട്ടി നോക്കുക (Spot-check): Gopika 19 + 71 = 90. ✔
- എണ്ണം (Count) പരിശോധിക്കുക: Total സെല്ലുകൾ (F2:F9) സെലക്ട് ചെയ്യുക – താഴെ status bar-ൽ കാണിക്കുന്ന Count, ആകെ റെക്കോർഡുകളുടെ എണ്ണത്തിന് (8) തുല്യമായിരിക്കണം.
- Totals രണ്ട് രീതിയിൽ ഒത്തുനോക്കുക (Cross-check): Total കോളത്തിന്റെ ആകെ തുക (544) എന്നത് Internal മാർക്കുകളുടെ തുകയും (122) External മാർക്കുകളുടെ തുകയും (422) കൂട്ടുന്നതിന് തുല്യമായിരിക്കണം. ✔
- ക്ലാസ്സിലെ മുഴുവൻ കുട്ടികളുടെയും കണക്കായി Total Row വായിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് എല്ലാ ഫിൽട്ടറുകളും ഒഴിവാക്കുക (Clear all filters).
- Formulas > Show Formulas (Ctrl + `) ഉപയോഗിച്ച് Total കോളത്തിലെ എല്ലാ സെല്ലുകളിലും ഒരേ ഫോർമുല തന്നെയാണോ ഉള്ളതെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
സാധാരണയായി വരാറുള്ള തെറ്റുകൾ
- ഡാറ്റയ്ക്കുള്ളിൽ ഒഴിഞ്ഞ വരികളോ (Blank rows) രണ്ടാമതൊരു ഹെഡറോ വരുന്നത്: ഇങ്ങനെ വന്നാൽ Excel തെറ്റായ ഡാറ്റാ range എടുക്കാൻ സാധ്യതയുണ്ട്. അതിനാൽ ആദ്യം ഡാറ്റ ക്ലീൻ ചെയ്യുക, തുടർന്ന് Create Table ഡയലോഗ് ബോക്സിൽ range ശരിയാണോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക.
- “My table has headers” എന്നതിലെ ടിക്ക് അബദ്ധത്തിൽ മാറ്റുന്നത്: ഇങ്ങനെ ചെയ്താൽ Excel സ്വന്തമായി ഹെഡറുകൾ (Column1, Column2…) ചേർക്കുകയും, നിങ്ങളുടെ യഥാർത്ഥ ഹെഡറുകളെ സാധാരണ ഡാറ്റയായി കണക്കാക്കുകയും ചെയ്യും.
- പുതിയ റെക്കോർഡ് ചേർക്കുമ്പോൾ ഇടയിൽ വരി ഒഴിച്ചിടുന്നത്: ടേബിളിന് താഴെ രണ്ട് വരി വിട്ട് ടൈപ്പ് ചെയ്താൽ ടേബിൾ തനിയെ വലുതാകില്ല; അവസാന വരിക്ക് തൊട്ടുതാഴെയുള്ള വരിയിൽ തന്നെ ടൈപ്പ് ചെയ്യണം.
- Filter ചെയ്ത Total Row-യെ ക്ലാസ്സിലെ മൊത്തം റിസൾട്ടായി തെറ്റിദ്ധരിക്കുന്നത്: SUBTOTAL ഫങ്ഷൻ ഫിൽട്ടറുകൾക്കനുസരിച്ച് പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഒന്നാണ്; അതിനാൽ സ്ക്രീനിൽ കാണുന്ന വിവരങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് അതിലെ സംഖ്യകളും മാറിക്കൊണ്ടിരിക്കും.
- Calculated column-ലെ ഏതെങ്കിലും ഒരു സെല്ലിൽ ഫോർമുലയ്ക്ക് പകരം നേരിട്ട് സംഖ്യ ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നത്: ഇത് ആ കോളത്തിന്റെ കൃത്യത നഷ്ടപ്പെടുത്തുന്നു; ഇത്തരം സന്ദർഭങ്ങളിൽ Excel ഒരു ചെറിയ പച്ച ത്രികോണം (small green triangle) കാണിച്ച് മുന്നറിയിപ്പ് നൽകും. അതിനാൽ എല്ലാ വരികളിലും ഒരേ ഫോർമുല തന്നെ നിലനിർത്തുക.
Practice exercise
മുകളിൽ നൽകിയ 8 വിദ്യാർത്ഥികളുടെ tblMarks എന്ന ടേബിൾ ഉപയോഗിച്ച് താഴെ പറയുന്നവ ചെയ്യുക:
- Total Row ഉപയോഗിച്ച് ഏറ്റവും ഉയർന്ന (maximum) External മാർക്ക് കണ്ടെത്തുക.
- Total Row ഉപയോഗിച്ച് കുട്ടികളുടെ പേരുകളുടെ എണ്ണം (count) എടുക്കുക.
- Gender = M എന്ന് ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുക. ഇപ്പോൾ Total കോളത്തിലെ Average എത്രയാണ് കാണിക്കുന്നത്?
ഉത്തരങ്ങൾ (Answers): (a) 71 (Gopika) – ഫോർമുല =SUBTOTAL(104,[External]); (b) 8 – ഫോർമുല =SUBTOTAL(103,[Name]); (c) 58.5, അതായത് (62 + 47 + 84 + 41) ÷ 4.
പ്രധാന കാര്യങ്ങൾ ഒറ്റനോട്ടത്തിൽ
- ഒരു ടേബിൾ നിർമ്മിക്കാൻ ഡാറ്റയിലെ ഏതെങ്കിലും ഒരു സെൽ സെലക്ട് ചെയ്ത് Ctrl + T അമർത്തുക (അല്ലെങ്കിൽ Insert > Table എടുക്കുക); “My table has headers” എന്നത് ടിക്ക് ചെയ്തുതന്നെ വെക്കുക.
- ടേബിളിന് എപ്പോഴും
tblMarksപോലെയുള്ള വ്യക്തമായ ഒരു പേര് നൽകുക. - ടേബിളുകൾ തനിയെ വലുതാവുകയും (expand automatically), calculated columns സ്വയം ഫിൽ ആവുകയും ചെയ്യുന്നു – ഇത് കോപ്പി-പേസ്റ്റ് ചെയ്യുമ്പോഴുള്ള തെറ്റുകൾ കുറയ്ക്കുന്നു.
- Total Row-യിൽ SUBTOTAL ഉപയോഗിക്കുന്നതിനാൽ, അത് ഫിൽട്ടറുകൾക്കനുസരിച്ച് മാറുന്നു.
- Raw data, analysis, output എന്നിവ വെവ്വേറെ ഷീറ്റുകളിൽ സൂക്ഷിക്കുക, കൂടാതെ ചെറിയ കണക്കുകൾ സ്വയം കൂട്ടിനോക്കി (quick hand checks) ഉത്തരങ്ങൾ ശരിയാണെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.