ഓരോ ഡാറ്റാസെറ്റിനും നിശ്ചിത നിയമങ്ങൾ ആവശ്യമാണ്: ആരെല്ലാം ജയിച്ചു (passed), ആർക്കൊക്കെ അർഹതയുണ്ട് (eligible), ഏത് മാസത്തിലാണ് ടാർഗറ്റിനേക്കാൾ കൂടുതൽ നേട്ടം കൈവരിച്ചത് തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങൾ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. നിങ്ങളുടെ വർഗ്ഗീകരണം (classification) കൃത്യവും, ഒത്തുനോക്കാവുന്നതും (checkable), വീണ്ടും ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയുന്നതുമായി (repeatable) നിലനിർത്താൻ, Excel-ലെ IF ഫംഗ്ഷൻ ഒരേ നിബന്ധന ഓരോ വരിയിലും ഒരുപോലെ നടപ്പിലാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
IF ഫംഗ്ഷൻ എന്താണ് ചെയ്യുന്നത്?
ഒരു സെല്ലിനെക്കുറിച്ച് ഒരു yes/no ചോദ്യം ചോദിക്കുകയും ഉത്തരം ‘yes’ ആണെങ്കിൽ ഒരു ഫലവും ‘no’ ആണെങ്കിൽ മറ്റൊരു ഫലവും നൽകുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് IF ഫംഗ്ഷൻ. ഇതിന്റെ syntax താഴെ നൽകുന്നു:
=IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])
- logical_test – നാം നൽകുന്ന നിബന്ധന (condition); ഉദാഹരണത്തിന്
C2>=40. ഇതിന്റെ ഫലം എപ്പോഴും TRUE അല്ലെങ്കിൽ FALSE ആയിരിക്കണം. - value_if_true – നൽകിയ നിബന്ധന TRUE ആകുമ്പോൾ Excel കാണിക്കേണ്ട ഫലം.
- value_if_false – നൽകിയ നിബന്ധന FALSE ആകുമ്പോൾ Excel കാണിക്കേണ്ട ഫലം. ചതുരശ്ര ബ്രാക്കറ്റുകൾ സൂചിപ്പിക്കുന്നത് ഇത് നിർബന്ധമില്ലാത്തതാണ് (optional) എന്നാണ്; എങ്കിലും ഇത് എപ്പോഴും പൂരിപ്പിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്, അല്ലാത്തപക്ഷം പരിശോധന പരാജയപ്പെടുമ്പോൾ Excel “FALSE” എന്ന വാക്ക് ഔട്ട്പുട്ടായി കാണിക്കും.
ഈ നിബന്ധന നിർമ്മിക്കുന്നത് താഴെ പറയുന്ന comparison operators ഉപയോഗിച്ചാണ്:
=(equal to)>(greater than)<(less than)>=(greater than or equal to)<=(less than or equal to)<>(not equal to)
Microsoft-ന്റെ ഔദ്യോഗിക മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങളിലെ രണ്ട് പ്രധാന കാര്യങ്ങൾ പ്രായോഗികമായി ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതുണ്ട്:
- ടെക്സ്റ്റ് രൂപത്തിലുള്ള ഫലങ്ങൾ ഇരട്ട ഉദ്ധരണികളിൽ (double quotes) നൽകണം, ഉദാഹരണത്തിന്
"Pass". എന്നാൽ TRUE, FALSE എന്നിവ ഇതിന് അപവാദമാണ്; quotes ഇല്ലാതെ തന്നെ Excel അവ മനസ്സിലാക്കും. - സംഖ്യകൾക്ക് (numbers) ഒരിക്കലും quotes ആവശ്യമില്ല.
സാധാരണ ഭാഷയിൽ പറഞ്ഞാൽ, =IF(C2>=40,"Pass","Fail") എന്ന ഫോർമുല അർത്ഥമാക്കുന്നത്: C2-ലെ മാർക്ക് 40-ഓ അതിൽ കൂടുതലോ ആണെങ്കിൽ “Pass” എന്നും, അല്ലെങ്കിൽ “Fail” എന്നും രേഖപ്പെടുത്തുക.
ഉദാഹരണം: ഒരു BSc Statistics ക്ലാസിലെ ഇന്റേണൽ മാർക്കുകൾ
എട്ട് വിദ്യാർത്ഥികളുടെ ഇന്റേണൽ അസ്സസ്സ്മെന്റ് മാർക്കുകൾ (100-ൽ) താഴെ നൽകുന്നു. ജയിക്കാനുള്ള മാർക്ക് 40 ആണെന്ന് കരുതുക. ഫോർമുലകൾ ചേർക്കുന്നതിന് മുൻപ് ഒറിജിനൽ മാർക്കുകളിൽ മാറ്റം വരാതിരിക്കാൻ, ഈ ഡാറ്റ RawData എന്ന ഷീറ്റിൽ ടൈപ്പ് ചെയ്ത ശേഷം Analysis എന്ന പേരിലുള്ള പുതിയ ഷീറ്റിലേക്ക് പകർത്തുക.
| Roll No | Name | Marks |
| 101 | Anjana | 78 |
| 102 | Fathima | 35 |
| 103 | Rahul | 92 |
| 104 | Nihal | 40 |
| 105 | Sneha | 61 |
| 106 | Arjun | 39 |
| 107 | Shahana | 85 |
| 108 | Vishnu | 57 |
Step 1: Pass അല്ലെങ്കിൽ Fail നിർണ്ണയിക്കുക
- Analysis ഷീറ്റിൽ, D1 സെല്ലിൽ Result എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.
- D2 സെല്ലിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത്
=IF(C2>=40,"Pass","Fail")എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്ത് Enter അമർത്തുക. - D2 മുതൽ D9 വരെയുള്ള സെല്ലുകൾ സെലക്ട് ചെയ്ത് താഴേക്ക് ഫോർമുല നൽകാൻ Ctrl+D പ്രസ്സ് ചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ fill handle ഡ്രാഗ് ചെയ്യാം). C2 എന്നത് ഒരു relative reference ആയതിനാൽ ഓരോ വരിയും അതിനനുയോജ്യമായ മാർക്കുകൾ സ്വയം പരിശോധിക്കും (D3 സെൽ C3-യെയും, D4 സെൽ C4-നെയും പരിശോധിക്കുന്നു).
Step 2: കൂട്ടാൻ (Sum) കഴിയുന്ന വിധത്തിലുള്ള ന്യൂമറിക് ഫ്ലാഗ് (Numeric Flag)
“Pass” പോലെയുള്ള ടെക്സ്റ്റുകൾ കൂട്ടാൻ (sum) കഴിയില്ല, എന്നാൽ 1, 0 എന്നീ സംഖ്യകൾ കൂട്ടാൻ സാധിക്കും.
- E1 സെല്ലിൽ PassFlag എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.
- E2-ൽ
=IF(C2>=40,1,0)എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്ത് E9 വരെ fill down ചെയ്യുക. - ജയിച്ചവരുടെ ആകെ എണ്ണം ലഭിക്കാൻ C11 സെല്ലിൽ
=SUM(E2:E9)എന്ന് നൽകുക.
Step 3: Nested IF ഉപയോഗിച്ച് ഗ്രേഡുകൾ നൽകുക
രണ്ടിൽ കൂടുതൽ ഫലങ്ങൾ (outcomes) ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ, ആദ്യത്തെ IF-ന്റെ value_if_false ഭാഗത്ത് രണ്ടാമതൊരു IF ചേർക്കാം. ഇതിനായി താഴെ പറയുന്ന സ്കെയിൽ ഉപയോഗിക്കുക:
- 80-ഉം അതിനുമുകളിലും: A
- 60–79: B
- 40–59: C
- 40-ൽ താഴെ: F
- F1 സെല്ലിൽ Grade എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.
- F2-ൽ
=IF(C2>=80,"A",IF(C2>=60,"B",IF(C2>=40,"C","F")))എന്ന് നൽകി താഴേക്ക് fill down ചെയ്യുക.
Excel നിബന്ധനകൾ ഇടത്തുനിന്ന് വലത്തോട്ട് പരിശോധിച്ച്, ആദ്യം കാണുന്ന TRUE അവസ്ഥയിൽ പരിശോധന അവസാനിപ്പിക്കുന്നു. അതുകൊണ്ടാണ് ഏറ്റവും ഉയർന്ന കട്ട്-ഓഫ് (highest cut-off) ആദ്യം നൽകേണ്ടത്. നിങ്ങൾ C2>=40 എന്നത് തുടക്കത്തിൽ നൽകിയാൽ, 92 മാർക്ക് ലഭിച്ച ഒരു കുട്ടിക്ക് അവിടെവെച്ച് പരിശോധന പൂർത്തിയായി തെറ്റായി C ഗ്രേഡ് ലഭിക്കും. Microsoft-ന്റെ nested-IF നിർദ്ദേശങ്ങളിലും ഈ കാര്യം വ്യക്തമാക്കുന്നുണ്ട്.
പൂർത്തിയായ Analysis ഷീറ്റ്
| Roll No | Name | Marks | Result | PassFlag | Grade |
| 101 | Anjana | 78 | Pass | 1 | B |
| 102 | Fathima | 35 | Fail | 0 | F |
| 103 | Rahul | 92 | Pass | 1 | A |
| 104 | Nihal | 40 | Pass | 1 | C |
| 105 | Sneha | 61 | Pass | 1 | B |
| 106 | Arjun | 39 | Fail | 0 | F |
| 107 | Shahana | 85 | Pass | 1 | A |
| 108 | Vishnu | 57 | Pass | 1 | C |
=SUM(E2:E9) നൽകുന്നത് ആകെ 8 പേരിൽ 6 പേർ ജയിച്ചു എന്നാണ് (75% pass rate).
Version notes: Excel 365, മുൻപത്തെ ഡെസ്ക്ടോപ്പ് പതിപ്പുകൾ (2010–2021), Excel for Mac എന്നിവയിലെല്ലാം IF ഒരേപോലെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു. Microsoft 365-ൽ നീളമേറിയ nested IF-കൾക്ക് പകരമായി IFS ലഭ്യമാണെങ്കിലും, എല്ലാ പതിപ്പുകളിലും പ്രവർത്തിക്കും എന്നതിനാൽ അടിസ്ഥാന IF ആദ്യം പഠിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. Mac-ൽ fill down ചെയ്യാൻ Control+D അല്ലെങ്കിൽ Cmd+D ഉപയോഗിക്കാം. നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിന്റെ regional settings-ൽ ലിസ്റ്റ് സെപ്പറേറ്ററായി സെമിക്കോളൻ (;) ആണ് ഉള്ളതെങ്കിൽ ആർഗ്യുമെന്റുകൾക്കിടയിൽ കോമയ്ക്ക് (,) പകരം
;ഉപയോഗിക്കുക.
ഇത് എന്തിനെയാണ് സൂചിപ്പിക്കുന്നത്?
എട്ടിൽ ആറ് വിദ്യാർത്ഥികൾ (75%) വിജയിച്ചു. ഗ്രേഡുകൾ തുല്യമായി വിഭജിക്കപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു: A, B, C, F എന്നിവയിൽ രണ്ട് വീതം. ഇതിൽ രണ്ട് ഫലങ്ങൾ പ്രത്യേകം പരിശോധിക്കേണ്ടതുണ്ട്:
- നിഹാലിന് കൃത്യം 40 മാർക്ക് ലഭിച്ചു;
>=എന്ന് നൽകിയതുകൊണ്ട് മാത്രമാണ് നിഹാൽ വിജയിച്ചത്. - അർജുന് ഒറ്റ മാർക്കിന്റെ വ്യത്യാസത്തിൽ (39 മാർക്ക്) വിജയം നഷ്ടപ്പെട്ടു.
കട്ട്-ഓഫിന് തൊട്ടുതാഴെയുള്ള വിദ്യാർത്ഥികളോട് അധ്യാപകന് സംസാരിക്കാവുന്നതാണ്; അതോടൊപ്പം ഇത്തരം അതിർത്തികളിലുള്ള ഫലങ്ങൾ (boundary results) നാം നൽകുന്ന നിബന്ധനകൾക്കനുസരിച്ച് മാറാൻ സാധ്യതയുള്ളതാണെന്ന് ഒരു സ്റ്റാറ്റിസ്റ്റിഷ്യൻ വ്യക്തമാക്കുകയും വേണം.
നിങ്ങളുടെ ഫലങ്ങൾ എങ്ങനെ പരിശോധിക്കാം?
- അതിർത്തി മൂല്യങ്ങൾ (Boundaries) പരിശോധിക്കുക: കൃത്യം 40, 39, 60, 80 മാർക്കുകളുള്ള വരികൾ പരിശോധിക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ താൽക്കാലികമായി ഈ മാർക്കുകൾ ടൈപ്പ് ചെയ്തു നോക്കുക. ഇവിടെയാണ് സാധാരണയായി IF ഫോർമുലകളിൽ തെറ്റുകൾ സംഭവിക്കുന്നത്.
- ഫോർമുലകൾ പ്രദർശിപ്പിക്കുക: വാല്യുക്കൾക്കും ഫോർമുലകൾക്കും ഇടയിൽ മാറാൻ Ctrl+` (കീബോർഡിൽ 1-ന് ഇടതുവശത്തുള്ള grave accent കീ) അമർത്തുക. ഒരു കോളത്തിലെ ഓരോ സെല്ലിലും വരികളുടെ നമ്പർ മാത്രം മാറി വരുന്ന ഒരേ പാറ്റേൺ കാണാം.
- Nested IF ഓരോന്നായി പരിശോധിക്കുക: F2 സെലക്ട് ചെയ്ത ശേഷം Formulas > Formula Auditing > Evaluate Formula എടുത്ത്, ഓരോ നിബന്ധനയും എങ്ങനെ പരിശോധിക്കപ്പെടുന്നുവെന്ന് കാണാൻ ‘Evaluate’ തുടർച്ചയായി ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- എണ്ണം ഒത്തുനോക്കുക (Cross-check): PassFlag-ന്റെ ആകെത്തുകയും (6) F ഗ്രേഡുകളുടെ എണ്ണവും (2) കൂട്ടിയാൽ ക്ലാസിലെ ആകെ കുട്ടികളുടെ എണ്ണത്തിന് (8) തുല്യമായിരിക്കണം.
- കൃത്യത നിലനിർത്തുക: ഒറിജിനൽ മാർക്കുകൾ RawData ഷീറ്റിലും, ഫോർമുലകൾ Analysis ഷീറ്റിലും, സംഗ്രഹ വിവരങ്ങൾ (summary counts) മറ്റൊരു Output ഷീറ്റിലും സൂക്ഷിക്കുക. ഭാവിയിൽ ഏതെങ്കിലും മാർക്ക് തിരുത്തുകയാണെങ്കിൽ എല്ലാ ഫലങ്ങളും സ്വയം അപ്ഡേറ്റ് ആകുന്നതാണ്.
സാധാരണയായി സംഭവിക്കുന്ന തെറ്റുകൾ
- ടെക്സ്റ്റിന് ചുറ്റും quotes നൽകാതിരിക്കുക:
=IF(C2>=40,Pass,Fail)എന്ന് നൽകിയാൽ#NAME?എറർ ലഭിക്കും. കാരണം Excel ‘Pass’ എന്നതിനെ അപരിചിതമായ പേരായി കണക്കാക്കുന്നു. >=എന്നതിന് പകരം>ഉപയോഗിക്കുക:C2>40എന്ന് നൽകിയാൽ കൃത്യം 40 ലഭിച്ച വിദ്യാർത്ഥി പരാജയപ്പെടും. “40-ഉം അതിനുമുകളിലും” എന്നാൽ>=40എന്നാണ് അർത്ഥം.- Nested IF-ൽ മുൻഗണനാ ക്രമം തെറ്റുക: ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ കട്ട്-ഓഫ് ആദ്യം നൽകിയാൽ 40-ന് മുകളിലുള്ള എല്ലാവർക്കും ഒരേ ഗ്രേഡ് ലഭിക്കും. എപ്പോഴും ഉയർന്ന കട്ട്-ഓഫിൽ നിന്ന് താഴേക്ക് നൽകുക.
- കട്ട്-ഓഫ് ടെക്സ്റ്റായി നൽകുക:
C2>="40"എന്നത് ഒരു സംഖ്യയെ ടെക്സ്റ്റുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുകയും തെറ്റായ ഫലം നൽകുകയും ചെയ്യും. സംഖ്യകൾക്ക് quotes ആവശ്യമില്ല. - value_if_false ഒഴിവാക്കുക:
=IF(C2>=40,"Pass")എന്ന് നൽകിയാൽ പരാജയപ്പെടുന്ന വിദ്യാർത്ഥികൾക്ക് വ്യക്തമായ ഫലത്തിന് പകരം FALSE എന്ന് കാണിക്കും.
പരിശീലന വ്യായാമം
സെമസ്റ്റർ പരീക്ഷ എഴുതുന്നതിന് കോളേജിൽ 75% ഹാജർ നിർബന്ധമാണ്. കോളം C-ൽ “Eligible” അല്ലെങ്കിൽ “Not eligible” എന്ന് കാണിക്കുന്ന ഫോർമുല തയ്യാറാക്കുക.
| Name | Attendance (%) |
| Aswathy | 82 |
| Midhun | 74 |
| Hiba | 75 |
| Joel | 90 |
| Ramees | 68 |
ഉത്തരം: C2 സെല്ലിൽ =IF(B2>=75,"Eligible","Not eligible") എന്ന് നൽകി C6 വരെ ഡ്രാഗ് ചെയ്യുക. അശ്വതി, ഹിബ, ജോയൽ എന്നിവർ ‘Eligible’ ആയും മിഥുൻ, റമീസ് എന്നിവർ ‘Not eligible’ ആയും വരും. കൃത്യം 75% ഉള്ള ഹിബയുടെ ഫലമാണ് ഇവിടെ പ്രത്യേകം പരിശോധിക്കേണ്ട അതിർത്തി മൂല്യം (boundary case).
പ്രധാന കാര്യങ്ങൾ ചുരുക്കത്തിൽ
- IF ഫംഗ്ഷന് മൂന്ന് ഭാഗങ്ങളുണ്ട്: ഒരു പരിശോധന (test), TRUE ആകുമ്പോഴുള്ള ഫലം, FALSE ആകുമ്പോഴുള്ള ഫലം.
- ടെക്സ്റ്റ് ഫലങ്ങൾ double quotes-ൽ നൽകുക; സംഖ്യകൾക്കും TRUE/FALSE എന്നിവയ്ക്കും quotes ആവശ്യമില്ല.
>=അല്ലെങ്കിൽ>ആവശ്യാനുസരണം തിരഞ്ഞെടുക്കുക, ഒപ്പം boundary values കൃത്യമായി പരിശോധിക്കുക.- ഒന്നിലധികം കാറ്റഗറികൾ ഉള്ളപ്പോൾ, ഉയർന്ന കട്ട്-ഓഫിൽ നിന്ന് താഴേക്ക് nested IF ഉപയോഗിക്കുക.
- എണ്ണം തിട്ടപ്പെടുത്താൻ IF-ലൂടെ ലഭിക്കുന്ന 1/0 ഫ്ലാഗുകൾ SUM ചെയ്യാവുന്നതാണ്.
- പ്രവർത്തനം സുതാര്യമായിരിക്കാൻ റോ ഡാറ്റ, അനാലിസിസ്, ഔട്ട്പുട്ട് എന്നിവ വ്യത്യസ്ത ഷീറ്റുകളിൽ സൂക്ഷിക്കുക.